Облыстық архивтің «Ұлттық архив қорын толықтыру бөлімі» бекітілген жоспарға сәйкес, облыстық архивтің жинақтау көзіндегі мекемелерге «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 25 тамыздағы № 236 бұйрығының негізінде «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану» тақырыбында семинар-сабақ өткізілді.

ҚР Мәдениет және спорт министрінің № 159 бұйрығына сәйкес мемлекеттік қызмет көрсету тәртібінің негізгі ережелері туралы баяндады. Халық үшін қызметтің қолжетімділігін қамтамасыз ету мақсатында сұраныс берудің үш негізгі жолы қарастырылғаны атап өтілді: «электрондық үкімет» веб-порталы eGov.kz, Халыққа қызмет көрсету орталықтары (ХҚКО) және тікелей мемлекеттік архивтің кеңсесі арқылы. Мемлекеттік қызмет көрсетудің түпкілікті нәтижесіне ерекше назар аударылды. Сұраныстың мазмұнына байланысты өтініш беруші келесі құжаттарды алады:архивтік анықтама — заңды күші бар және сұратылып отырған фактілерді растайтын құжат; архивтік көшірме — архивтік құжат мәтінінің сөзбе-сөз жаңғыртылуы; архивтік үзінді — құжат мәтінінің нақты бір фактіге немесе тұлғаға қатысты бөлігі. Сондай-ақ, қызметтің орындалу тәртібі мен өтініштерді өңдеу мерзімдері егжей-тегжейлі түсіндірілді. Қағидаларға сәйкес:қызмет көрсетудің жалпы мерзімі — 11 жұмыс күні. Сұратылған мәліметтер болмаған жағдайда жауап 3 жұмыс күні ішінде жіберіледі. Күрделі ізденіс жүргізу қажет болған жағдайда, қызмет көрсету мерзімі өтініш берушіге хабарлай отырып, 25 жұмыс күніне дейін ұзартылуы мүмкін.

Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» №326-1 Заңы, Қазақстан Республикасының Мәдениет спорт министрінің 2023 жылғы 25 тамыздағы №236 бұйрығы, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министірінің 2023 жылғы 25 тамыздағы №235 бұйрығының талаптарын басшылыққа ала отырып, облыстық архивтің жинақтау көзі тізіміндегі Жамбыл облысы әкімдігінің жұмыспен қамтуды үйлестіру және әлеуметтік бағдарламалар басқармасының «Аутизмі бар балаларды қолдау орталығы» КММ-не және «Жамбыл облысы әкімдігінің дін істері басқармасы» КММ-не архив ісі бойынша тиісті әдістемелік көмек көрсетілді.

Жамбыл облысының мемлекеттік архив директоры Л.Кожаханова, директордың орынбасары А.Тыныбекова, бөлім басшылары Л.Жуматаева, Г.Кулибаева, Д.Джайшыбекова, М.Абдыкаримова қатысып, сертификаттарын алды.